仕事が忙しいあなたに贈るノート術

三重県ブロガー@ダイコクです。

今、仕事が忙しい。やる事はいっぱい。でも仕事をする時間は一緒。昔はそんな時はパニクって仕事ができない事がたくさんあったけど、最近はパニクるけどパニクって仕事が出来るようになった。

出来る=忘れない。自分には凄い効果テキメンだった方法をシェアしたいと思います。

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やる事は単純。ToDoリストを作る

ToDoリストです。きっと誰もがやっている事。ただ、自分の場合はうまく使えてなかった。単純にTodoリストにたくさん書いていくと、いっぱいリスト化されてしまって優先順位がよく分からなくなって、結局は抜けが発生して失敗してました。 そこで、自分なりに考えて作ってみたのが以下のToDoリスト

名前は「やるコトリスト」

まず、サイズはA4サイズのノート。自分はリングノートです。1日分を見開きで使います。贅沢に使うのがコツ。

毎日見開きで2ページ使います。記載するのは帰宅直前か、翌朝。ダイコクは朝一に本日の予定を振り返る事も目的として書いてました。

左側:やらなければいけない事(ToDoリスト)今日中

   やる事は3つの分類に分け「本日やるコト」「やるコト」「本日追加分」とします。

右側:本日のメモ 

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本日やるコト

本日中に完了させる事と、本日、手を付けるものを書きます。本日完了させる事は必ず終わらせるもの。出来るだけ仕事のフェーズを分けて書きます。例えば、会議資料を作る事を書くなら

  • 会議資料のデータを集める
  • 会議資料のデータをまとめる
  • 会議資料のデータを見直す

など。どこまで完了したか?をわかるようにフェーズ分けしていきます。

手を付けるものは今日中に終われなくても良いけど、今日何かしら手をつけるものを書きます。そして手を付けたら赤ペンで「OK」と印をつける。または、やった事をメモ。本日やるコトに書いたものは仕事の終わりに、必ず赤ペンで何かしら書かれているようにする事。

やるコト

今日じゃないけど、やること。ここに書いておけばやらなければいけない事は忘れない。ここはざっくりでも良い。

本日追加分

予定していなかった仕事や、新しく増えた仕事はここに記述。そうすると、前々からの作業だったのか?飛び込みだったのか?が分かる。

ここに書いたものは今日行って終了になるか翌日の本日やるコトか、後でも大丈夫なやるコトに移ります。

本日のメモ

仕事のメモや考え方などを書いておく。ここに書いておくと、後から見たときにこの日何を考えてたか?が思い出しやすくなります。

このやり方をしてから抜けがなくなった

ドカっと仕事が来るとパニクりますよね。でもこれをやってから仕事の抜けが無くなった。誰でも有効か?はその人との相性もあるので何とも言えませんが、作業がたくさんある人にはオススメです。

このやり方だと、仕事内容が薄い日はメモが少なくなり、ノートがもったいないように感じますが、その日は余裕があったと考えるべき。空白を有効に使う事がポイントです。 パニクってやらなければいけない仕事を忘れる人、お試しあれ!

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ABOUTこの記事をかいた人

三重県ブロガーでガジェッター 毎日をワクワクの出来事でいっぱいに! 気になったガジェットの紹介から始まり ダイコクが購入したガジェットのレビューをメインに更新中。 日々の生活の中での「ワクワク」を文章にしてお届け。 二児のパパでもあり、イクメン活動中。 本も年間100冊くらい読んでます。 自分の中の気づきも定期的にエントリとして綴っています。